Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanı Ali Taha Koç yaptığı açıklamada, üniversiteler tarafından verilen öğrenci transkript belgelerinin e-Devlet Kapısı'nda sadece 4 üniversite adına sunulduğunu anımsatarak, tüm transkriptlerin tek bir hizmet üzerinden sunulması amacıyla Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının (YÖK) başlattığı çalışmanın tamamlandığını ve Türkiye'deki tüm üniversite öğrencilerinin transkript belgelerini ister İngilizce ister Türkçe olarak e-Devlet Kapısı'ndan alabileceklerini söyledi.
Cumhurbaşkanı Recep Tayyip Erdoğan ile yakın zamanda bir araya gelen üniversite öğrencilerinin transkript almakta yaşadıkları sıkıntıları dile getirdiklerini aktaran Koç, Cumhurbaşkanı Erdoğan'ın bu konuda verdiği müjdeye işaret ederek, artık tüm öğrencilerin çift dilli olarak istedikleri yerden, tamamen ücretsiz şekilde e-Devlet Kapısı üzerinden belgelerini edinebileceklerini bildirdi.
Yükseköğrenim öğrencilerinin öğrenim süreleri boyunca kayıt durumlarını, aldıkları derslerini, notlarını, akademik başarı düzeylerini, öğrenim dilini, not sistemi gibi unsurları gösteren transkript belgelerinin halihazırda e-Devlet Kapısı'nda verildiğini, hizmetin Türk yükseköğretim sisteminde kayıtlı tüm üniversiteleri de kapsayacak şekilde genişletildiğini anlatan Koç, Açıköğretim Fakültesi öğrencileri dahil olmak üzere Türkiye'deki tüm üniversitelerin örgün öğretimde kayıtlı öğrencilerine ilişkin transkriptlerin tamamının sisteme dahil edildiğini dile getirdi.
Kullanıcıların, transkript belgelerinin sorgulanması hizmetinden en erken 1 Ekim 2020 itibarıyla yararlanabileceklerini anlatan Koç, "Bu tarih itibarıyla mezun olan ve halen okuyan öğrenciler, bilgilerini kapsayan transkriptlerini sorgulayabilecek. Ancak sistemde daha önceki tarihli transkriptlerin gönderilmesine engel bulunmadığından ve daha eski tarihli mezunlara ait transkript gönderen üniversiteler olursa bu bilgilere de ulaşılabilecek." diye konuştu.
Koç, hizmetin e-Devlet Kapısı'nda sunulması için "Transkript Belgesinin Sorgulanması" ve "Transkript Belgesinin Doğrulanması" başlıklarıyla iki hizmetin, e-Devlet Kapısı'na entegre şekilde açıldığını sözlerine ekledi.
YÖK'ten konuya ilişkin bilgilendirme
Yükseköğretim Kurulundan (YÖK), yapılan bilgilendirmede, kurul tarafından başlatılan çalışmalar kapsamında ilk olarak üniversitelerin mevcut transkript belgelerinin incelenip taslak bir transkript belgesi oluşturulduğu belirtildi.
Söz konusu taslak belgenin bütün üniversitelere gönderilip yetkililerin görüş ve önerilerinin alındığı aktarılan bilgilendirmede, daha sonra son şekli verilen belgenin üniversitelere standart bir form şeklinde gönderildiği aktarıldı.
Bilgilendirmede, YÖK'ün kendi bilgi işlem sistemi ile üniversite bilgi sisteminin uyumunun sağlandığına işaret edilerek, kurulun e-Devlet sistemindeki bölümünden transkript belgesinin verilebilmesi için veri girişlerinin tamamlanması hususunda üniversitelere yazı gönderildiği hatırlatıldı.
Devlet ve vakıf üniversitelerinin de bu verilerin sisteme girişlerini sağladığı aktarılan bilgilendirmede, şunlar kaydedildi:
"Lisans ve lisansüstünde halihazırda öğrenci olan ve mezun olacak öğrenciler transkript belgelerini, YÖK'ün e-Devlet kapısı üzerindeki alanına giriş yaparak 'Transkript Belgesi Sorgulama' kısmından ücretsiz, kolay ve hızlı bir şekilde temin edebilecek. Önceki yıllarda mezun olan öğrencilerin transkript belgeleri de üniversitelerin imkanları doğrultusunda yapılacak ek çalışmalar neticesinde üniversiteler tarafından e-Devlet sistemine yüklenecek.
YÖK'ün bu dijital hizmeti sayesinde transkript belgeleri e-Devlet kapısı üzerinden 'Türkçe ve İngilizce' olarak ilk kez çift dilde de alınabilecek. Daha önceden yabancı dilde transkripte ihtiyaç duyan öğrenci veya mezunlar, çok sayıda üniversite bu hizmeti sunamadığı için transkriptlerini tercüme bürolarında para karşılığı tercüme ettirmek durumundaydı. Bu durum özellikle il dışından veya ülke dışından başvuru yapan öğrenci ve mezunlar için zaman ve maddi kayba yol açmaktaydı."
Bu hizmet sayesinde öğrencilerin tercüme masraflarından kurtulacağı gibi yatay geçiş yapması halinde e-transkript belgesine çok kolay erişim sağlayabileceği vurgulanan bilgilendirmede, üniversitelerin de bu çalışma sayesinde kırtasiye giderlerinden tasarruf ederek, personel ve iş yükü masrafını azaltacağı açıklandı.
Barkod numarasıyla veya kare kodla doğrulama yapılabilecek
Bilgilendirmede, öğrencilerin internete erişim sağlayabildikleri her yerden e-Devlet aracılığıyla "barkodlu" ve "kare kodlu" transkript belgesi alabileceği hatırlatılarak, şu ifadeler kullanıldı:
"Belgenin ibraz edildiği kurumlar ve kişiler söz konusu transkriptin kontrolünü, YÖK'ün e-Devlet kapısı üzerindeki alana giriş yaparak 'Transkript Belgesi Doğrulama' kısmında barkod numarasıyla veya YÖK Mobil uygulamasıyla kare kod aracılığıyla yapabilecek. Transkript belgesi, e-Devlet kapısı üzerinden verileceği için kişi ve kurumlar açısından daha güvenli olacak. Bu sayede sahte transkript belgelerinin çıkarılması neredeyse imkansız hale gelecek."